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Como a agenda inteligente pode melhorar a conversão em vendas?

A beleza e a complexidade das vendas B2B é a quantidade de variáveis que podem influenciar no seu resultado - tanto por fatores externos, como por internos.

Uma equipe de vendas eficiente entende que os fatores externos estão além do nosso controle, mas é possível dominar e aperfeiçoar cada vez mais os processos internos!

Para começarmos a explicar sobre a agenda inteligente, te faço uma pergunta: quando um lead converte no seu site pedindo uma reunião, como é o processo de agendamento desta reunião?

Normalmente, existem 3 cenários possíveis após a solicitação de uma reunião:

Cenário 1 - Processos 100% manuais

Quando um lead converte no site pedindo uma demonstração, através de um formulário ou um chat, acontece o seguinte processo:

  1. Lead preenche formulário solicitando contato
  2. É enviado um e-mail para o gestor(a) ou vendedor(a)
  3. Vendedor(a) deve ler e responder ao e-mail perguntando qual melhor horário para a reunião.
    Alguns vendedores já se adiantam e enviam algumas opções de horário para o lead definir
  4. O lead então responde ao e-mail informando quando ele tem disponibilidade para marcarem a reunião
    Neste ponto é onde está o maior potencial de gargalo, pois normalmente os vendedores já possuem uma agenda bem cheia e ocupada, e o processo é basicamente na tentativa e erro até encontrarem um horário em comum.
  5. Quando finalmente o lead e o vendedor encontram um horário em comum, ambos anotam em suas agendas o compromisso.
    Alguns profissionais de vendas, na véspera, ou algumas horas antes da reunião, mandam um e-mail para confirmar se o compromisso está mantido.

Quais são os problemas deste processo?

  • Normalmente os profissionais de vendas passam o dia inteiro em reuniões e só processam seus e-mails e tarefas no final do dia ou nos momentos de “no-show”, o que aumenta o tempo de respostas
  • Este é um processo manual, que depende das pessoas fazerem várias pequenas ações para que a reunião aconteça: depende do profissional ver o e-mail de solicitação, depende do profissional ler e responder o e-mail, depende do lead e vendedor(a) verificarem suas disponibilidades e também marcarem o compromisso em suas agendas.
  • Há o risco de vocês demorarem a achar um horário em comum, o que vai acarretar em várias trocas de e-mail e aumentar ainda mais o tempo de resposta
  • Há também o risco do lead não responder mais você - e aqui, novamente, o tempo de respostas é fator fundamental, pois o lead pode já ter conseguido falar com outro fornecedor ou ter perdido o interesse na sua solução.

O próximo cenário tem um processo um pouco mais aprimorado e resolve alguns destes gargalos do cenário 1.


Cenário 2 - Processo semi-automatizado:

Ao solicitar uma reunião através de um formulário, a jornada é a seguinte:

  1. Lead preenche formulário solicitando contato
  2. É enviado um e-mail automático para o vendedor avisando sobre aquele lead
  3. Sai automaticamente, da caixa do profissional de vendas, um e-mail para o lead perguntando qual o melhor horário para agendar a reunião.
  4. O lead então receberá aquele e-mail automático, verificará sua agenda, e responderá com o horário que ele poderá fazer a reunião
  5. O vendedor(a) recebe este e-mail, avalia se pode.
  6. Se não puder, será mais uma nova troca de e-mails perguntando novos horários, até que encontrem um horário em comum.
  7. Quando ambos encontrarem um horário em comum, o profissional de vendas irá enviar um convite de uma agenda online para deixar reservado o horário da reunião.
  8. Alguns profissionais de vendas, na véspera, ou algumas horas antes da reunião, mandam um e-mail para confirmar se o compromisso está mantido.

Hoje em dia existem diversas ferramentas no mercado de agenda online. As mais comuns são Google Calendário e o Calendário do Outlook. Estas agendas online também possuem a funcionalidade de lembretes do compromisso.

Exemplo de agenda com compromissos do Google Calendar
Exemplo de agenda com compromissos - Google Calendar


Neste cenário, a principal diferença (que já é um ótimo avanço) está na etapa 2, onde é enviado um e-mail automático para o lead com a resposta do vendedor perguntando o melhor horário para confirmarem o compromisso.

Há também o avanço na etapa 7, quando o profissional de vendas utiliza uma agenda online, que é uma excelente ferramenta para equipes de vendas de alta performance conseguirem administrar melhor seus horários e sua produtividade.

Quais são os problemas deste processo?

  • Ainda há o problema da tentativa e erro para confirmar o compromisso. Mesmo que o profissional de vendas já responda com algumas sugestões de horário, é um risco pois quem vai de fato definir quando pode ou não, é o lead! E você continua sem visibilidade da agenda do lead, gerando a necessidade de diversas trocas de e-mail para encontrarem o melhor horário em comum.
  • É um processo que depende da disponibilidade de cada pessoa responder o e-mail, e uma simples confirmação de reunião, pode demorar horas (ou até dias), dependendo da velocidade de cada um para processar e responder os e-mails.

Cenário 3 - Processo 100% automatizado:


Este é o melhor cenário e o mais eficiente - e a boa notícia é que ele é simples e pode ser implementado também na sua empresa!

O lead visita o seu site com o objetivo de agendar uma reunião com seu time de vendas. O que acontece na sequência é:

  1. O lead preenche formulário solicitando contato
  2. Automaticamente este lead é enviado para o CRM da sua empresa e é distribuído para um profissional de vendas
  3. Sai um e-mail automático, em nome do profissional de vendas, respondendo sobre o interesse do lead em marcar uma reunião e já é disponibilizado a agenda do vendedor com os próximos horários disponíveis.
  4. O lead recebe, lê o e-mail e escolhe dentre aquelas opções de horários disponíveis qual é o melhor para marcar a reunião.
  5. O lead preenche as informações de confirmação de reunião.
  6. É criado um convite na agenda online do vendedor, automaticamente.
  7. É enviado um e-mail de confirmação da reunião para o lead, também automaticamente, com a opção do lead adicionar aquele convite à sua agenda online, caso ele utilize.
Exemplo da agenda inteligente do Ramper, onde o lead pode escolher qual o melhor horário para agendar a reunião com o profissional de vendas
Exemplo da agenda inteligente do Ramper, onde o lead pode agendar um horário para a reunião

Este cenário, apesar de simples, é revolucionário na vida de um profissional de vendas. Com um o uso da agenda inteligente nós eliminamos todo aquele processo de tentativa e erro, e deixamos a escolha do horário da reunião de forma simples, fácil e confortável para o lead. Em questão de minutos, o lead que converteu no seu site já estará com uma reunião confirmada!

Hoje, no mercado, o Ramper é a única plataforma brasileira que desenvolveu a agenda inteligente especialmente para os profissionais de vendas, com o objetivo de melhorar sua conversão e liberar os profissionais do trabalho manual e de tentativa e erro.

  • Dica para clientes: se você já for usuário do Ramper, pode criar cadências automáticas de follow up, caso o lead não confirme a reunião, aumentando novamente suas chances de conversão.

O objetivo deste artigo é mostrar para você como a agenda inteligente pode fazer diferença no seu processo comercial.

Resumo: Como a agenda inteligente pode melhorar a conversão em vendas?

Quando se fala de equipes de vendas de alta performance, a chave do sucesso está em procurar e melhorar todas as etapas da venda.

A agenda inteligente é mais um fator que ajudará na automação do seu processo comercial, e as automações diminuem o trabalho manual da sua equipe, diminuem o tempo de resposta e aumentam a possibilidade de conexão. Além disso, a agenda também promove uma melhor experiência para o lead, desde o início do contato com a sua empresa.

Quando um lead procura uma solução e solicita um contato, ele está dando sinais de que precisa de ajuda, e quanto mais rápido ele for atendido e puder tirar as dúvidas, melhor será sua experiência de compra.

Ter uma equipe de alta performance em vendas não é apenas ter bons profissionais de vendas, mas é ter uma equipe que está constantemente atenta aos detalhes e oportunidades que podem ser aperfeiçoadas, para fazer com que seja reduzida a taxa de desperdício na conversão do funil de vendas.

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