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Como lidar com o trabalho remoto em vendas e utilizar a prospecção digital como vantagem competitiva

Muito se fala sobre como a pandemia acelerou a transformação digital, especialmente pela maior adoção ao trabalho remoto. Mas, já parou para pensar que as chances de você já ter trabalhado de maneira remota dentro de um escritório são bem altas?

Quantas vezes você enviou um e-mail para a pessoa que senta do seu lado, uma mensagem no chat de algum site ou fez uma videoconferência?

E, se você trabalha com Inside Sales... bom, já sabe: com o preparo correto, é possível vender de qualquer lugar pois faz isso à distância e entende como usar a tecnologia para te ajudar a se organizar.

Os benefícios do trabalho remoto já são conhecidos: qualidade de vida, menos estresse, redução de custos, atração e retenção de talentos, ganho de produtividade. Parece um sonho, mas o que queremos é garantir que ter as pessoas distribuídas fora do escritório não irá gerar uma queda nos resultados.

Seja como gestor ou colaborador, mudanças são acompanhadas por desafios e anseios, às vezes pouco tempo para se ajustar e receio de impactos não mapeados.

Ferramentas e tecnologia são importantes, bem como a relação entre a equipe para se adequar ao modelo à distância. Alinhamentos de comportamentos são essenciais para o sucesso da iniciativa para os dois lados.

Vamos falar sobre os principais pontos para o sucesso de uma operação de trabalho distribuída:

  • Entendendo o seu cenário atual;
  • Preparando o time: ambiente e horários;
  • Os pilares do trabalho remoto: comunicação e alinhamento;
  • Dicas de ferramentas  (para o trabalho remoto ou não);
  • A prospecção digital como alavanca de vendas no trabalho remoto.

Acompanhe:

Entendendo o seu cenário atual

Os pontos de partida são diferentes para cada empresa que se preocupa com o trabalho remoto.

Quais informações e documentos precisam estar disponíveis? Em quais níveis de acesso devem ser compartilhados?

Para que você possa trabalhar de qualquer local, o mínimo é ter os seus documentos na nuvem, disponíveis para que você e o seu time tenham as informações necessárias à mão. Os níveis de acesso irão variar, e você pode organizá-los facilmente por meio de uma hierarquia de pastas.

É importante ter isso como rotina para evitar gargalos na operação posteriormente e utilizar softwares que permitem que você trabalhe de qualquer lugar.

Todos os colaboradores possuem estrutura adequada para trabalhar fora do escritório?

Nem todo mundo terá um computador e equipamentos adequados ou uma conexão de alta velocidade para fazer uma demonstração de vendas, sem que o cliente desligue porque a qualidade está ruim.

Garanta que as condições adequadas de um escritório serão refletidas em outros ambientes de maneira produtiva.

Os documentos compartilhados e equipamentos do time estão protegidos? Como está a segurança da informação?

Preze pela segurança: criptografia, verificações, senhas difíceis de serem desvendadas e diferentes entre si, bloqueios automáticos - garanta que você não irá perder seu sono à noite, pensando se alguém está tentando roubar suas informações ou por qualquer eventualidade ou avaria física.

Qual o perfil do time? Quais pontos de contato preciso criar para manter a performance da empresa?

Pense no seu time atual e em qual o perfil de cada pessoa. Preste especial atenção em quem você sabe que demanda mais supervisão e feedback, e que preza pela interação com outras pessoas.

Com o distanciamento físico, esses pontos precisam ser monitorados mais de perto, trazendo a necessidade de pontos de contato diferentes. O investimento na construção da cultura também auxilia para boas contratações, evitando a falta de confiança ou o receio de que as pessoas não irão saber trabalhar sem supervisão direta.

Alinhando com o time: rotina e horários

Quanto mais cedo ficar claro para todos que o trabalho remoto inclui um nível alto de comprometimento e disciplina, melhor. Algumas orientações servem tanto para fazer a gestão remota em vendas quanto para o time.

Defina o seu horário de trabalho e o respeite

Ainda que muitas das reuniões ocorra em horário comercial, com a facilidade para trabalhar a qualquer momento de qualquer lugar, você pode cair na cilada de procrastinar durante o dia pensando em compensar de madrugada, e assim o que deveria melhorar sua qualidade de vida acaba por piorá-la.

Nesse caso, além do compromisso pessoal de cada um, o gestor também tem um papel crucial para evitar burnouts indesejados. Sempre irão surgir atividades novas para fazer, e a priorização e alinhamento são essenciais.

Organize sua rotina e se planeje para entregar resultados com consistência

Ao definir quais são seus objetivos para a semana e para o dia, distribua suas atividades de maneira inteligente.

Se você se sente mais produtivo de manhã, por exemplo, busque reservar esse período para atividades que exigem maior concentração.  No escritório, um bom trabalho pode ser confundido com chegar cedo e sair tarde, mas, à distância, o bom desempenho é medido com foco no resultado, e não no tempo de atividade.

Remote first

Caso uma parte do time esteja trabalhando fisicamente junta, tome o cuidado de não esquecer as pessoas que estão em outros lugares.

No processo de adaptação, lembre-se de sempre incluir as pessoas nas reuniões e oferecer condições que permitam uma boa experiência, como conexão, áudio e vídeo de qualidade, e o compartilhamento da tela que está sendo exibida presencialmente.

Se você estiver em uma reunião e perceber que estão esquecendo de quem está remoto, seja pró ativo em auxiliar nessa questão.

Em alguns casos, mesmo que várias pessoas estejam em um mesmo espaço físico,  empresas optam por cada um entrar em sua própria máquina, tornando a experiência mais equilibrada entre todos os participantes.

Os pilares do trabalho remoto: comunicação e alinhamento

A comunicação e o alinhamento se tornam ainda mais importantes quando estamos distantes.

A facilidade de ir à mesa da outra pessoa e fazer uma pergunta não existe, e, se não houver a comunicação clara e constante, isso pode prejudicar diretamente seus resultados.

Para manter a alta performance em vendas, boas práticas devem ser implementadas e incentivadas para que os dois pontos estejam sempre em evidência:

Informe qual o seu horário de trabalho

Deixe claro quando você está disponível ou não, sempre atualize o seu status nos canais de comunicação e não suma! Trabalhar remoto não é trabalhar sozinho.

Além de informar o seu, busque saber qual o horário de trabalho das outras pessoas do time para coordenar interações necessárias.

Determine um meio de comunicação oficial

Resista à tentação de conversar sobre trabalho através de um grupo de WhatsApp. Há diversas soluções gratuitas que atendem de maneira muito mais organizada e profissional a demanda da comunicação dentro de times.

Crie orientações para a comunicação assíncrona

Determine as melhores formas de entrar em contato com você, assim como estratégias de acordo com a urgência do retorno.

Por exemplo, se a resposta pode esperar algumas horas, mande por e-mail; se precisa de um retorno rápido, mande uma mensagem privada; se for urgente, ligue. Entenda o que funciona no seu contexto e alinhe com o seu time, entendendo a dinâmica de cada um.

Inclua na agenda encontros síncronos com a sua equipe

A reunião que antes era evitada pode se tornar algo incrível pela escassez da proximidade pessoal entre o time, estabelecendo laços de confiança que potencializam o trabalho individual.

É possível aplicar a inspiração de metodologias ágeis em vendas, e realizar, por exemplo uma dinâmica que inclui a revisão dos números de vendas e marketing e uma onde cada pessoa do time compartilha o que fez no dia anterior, o que está previsto pro dia de hoje e sua projeção de vendas.

Isso vai trazer à tona quais os possíveis impedimentos e gargalos, e possibilitará que todos pensem em soluções para alcançar o objetivo em comum.


Ouça quem está na linha de frente

Quem está em contato direto com o lead ou cliente, como times de vendas e customer success, possui uma rica fonte de informação para toda a empresa.

Considere envolver lideranças de outras áreas nas reuniões desses times, e valorize o que eles têm a compartilhar enquanto grande ponte com o mercado, como tipos de negociação sendo feitas e novas objeções levantadas.

Determine e siga rituais

Rituais são pontos de interação que permitem dar e receber feedback e acompanhar o progresso de projetos e resultados.

Enquanto gestor, esqueça o medo de perder o controle por não ver a pessoa e não confunda com microgerenciamento!

As ferramentas de gestão ajudam muito nesse quesito, mantendo os rituais como uma porta aberta para o foco em resolução de gargalos e dificuldades pessoais. Ter processos definidos e pontos de contato ajudam a alinhar expectativas e administrar ansiedades.

Atualize o seu funil de vendas diariamente

Em um mundo ideal, isso já acontece independente de onde você estiver.À distância, é ainda mais importante que o seu trabalho esteja disponível para todos terem acesso.

Enquanto as reuniões trazem uma informação mais qualitativa, planilhas e painéis de controle trazem o lado quantitativo, dando visibilidade aos números que precisam ser acompanhados diariamente como vendas, cancelamentos e leading indicators como leads gerados, número de demonstrações e propostas, por exemplo.

Dicas de ferramentas  (para o trabalho remoto ou não)

Utilize a tecnologia ao seu favor. A cada dia, surgem novos serviços que nos auxiliam a melhorar nossa performance, seja no escritório ou no trabalho remoto.

Para aproveitar ao máximo as ferramentas disponíveis, saiba quais são essenciais para a comunicação (como as utilizadas para comunicação interna e para reuniões de vendas) e, também, quais podem ser alavancas neste momento.

Softwares de CRM e de prospecção digital são exemplos de ferramentas que trazem grande retorno para garantir a operação de vendas, trazendo agilidade e visibilidade ao trabalho dos times comerciais.

É importante não se desesperar para, em um possível momento desafiador, cortar uma solução que, na verdade, é essencial para sua geração de receita, de maneira direta ou indireta.

Entenda quais são as possibilidades das ferramentas, e explore-as ao máximo, procurando obter o maior retorno possível feito sobre o investimento realizado com a contratação delas.

A prospecção digital como alavanca de vendas no trabalho remoto

A prospecção digital é essencial para negócios que desejam manter seu funil de vendas sendo alimentado todo o tempo, e, consequentemente, os vendedores com leads para passar por todas as etapas do negócio.

A automação desta primeira etapa é normalmente muito bem recebida pelo time, pois possibilita que os vendedores deixem de fazer tarefas repetitivas e manuais para concentrar seu tempo e energia em negociações que exigem um maior contato humano.

É uma grande estratégia para empresas que buscam formas de repor a perda de receitas e melhorar suas métricas. Por ser feita de maneira digital, possibilita explorar a abrangência geográfica sem precisar, necessariamente, se locomover ao local onde seu prospect está, diminuindo barreiras e aumentando significativamente as oportunidades geradas.

Um bom software de prospecção digital também permite que você compense a queda nos leads e evitar a ociosidade de vendedores, repensando a atuação deles para construção de listas e negociações com leads mais quentes e com contatos realizados na hora correta.

Embora trabalhar de maneira remota possa trazer grandes desafios, com o tempo de adaptação também é possível explorar um leque de oportunidade que se abre.