Não importa se é por causa de uma pandemia que faz com que você fique em casa, por uma enchente que deixa a cidade um caos, uma manutenção na rede elétrica no escritório ou porque você precisa esperar uma entrega que vai chegar na sua casa em algum momento entre 7 da manhã e 11 da noite: a verdade é que todos nós podemos nos beneficiar com a possibilidade do trabalho remoto.

A outra verdade é que as chances de você já trabalhar de maneira remota dentro de um escritório são bem altas. Quantas vezes você enviou um e-mail para a pessoa que senta do seu lado, uma mensagem no chat de algum site ou fez uma videoconferência? E, se você trabalha com Inside Sales... bom, já sabe, né. Grande parte do seu dia é na frente de um computador, e com o preparo correto é possível vender de qualquer lugar pois faz isso à distância e (espero) usa a tecnologia para te ajudar a se organizar.

Muito se fala sobre os benefícios do trabalho remoto: qualidade de vida, menos estresse, redução de custos, atração e retenção de talentos, ganho de produtividade. Parece um sonho, mas o que queremos é garantir que ter as pessoas fora do escritório não irá gerar uma queda nos resultados.

A questão é: se você não pensou em se preparar para o trabalho remoto antes, vai acabar correndo atrás de tudo de última hora. E como se adaptar a políticas de trabalho flexível ou remoto de maneira a garantir que não haja impacto negativo nas vendas do seu negócio?

Seja como gestor ou colaborador, a mudança vem acompanhada por desafios e anseios, pouco tempo para se ajustar e receio de impactos não mapeados. Ferramentas e tecnologia são importantes, mas não são o principal para que a relação entre a equipe funcione bem à distância. Alinhamentos de comportamentos são essenciais para o sucesso da iniciativa para os dois lados.

Vamos falar sobre os principais pontos para o sucesso de uma operação de trabalho distribuída:

  • Antes de sair do escritório: entendendo o seu cenário atual
  • Preparando o time: ambiente e horários
  • Os pilares do trabalho remoto: comunicação e alinhamento
  • Dicas de ferramentas  (para o trabalho remoto ou não)

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Antes de sair do escritório: entendendo o seu cenário atual

O preparo inicial é essencial para o sucesso da sua operação distribuída. Um diagnóstico simples pode ser feito a partir de quatro tópicos:

Quais informações e documentos precisam estar disponíveis? Em quais níveis de acesso devem ser compartilhados?

Para que você possa trabalhar de qualquer local, o mínimo é ter os seus documentos na nuvem, disponíveis para que você e o seu time tenham as informações necessárias à mão. Os níveis de acesso irão variar, e você pode organizá-los facilmente por meio de uma hierarquia de pastas.

Todos os colaboradores possuem estrutura adequada para trabalhar fora do escritório - com computador, microfone, internet de alta velocidade?

Nem todo mundo terá um computador e equipamentos adequados ou uma conexão de alta velocidade para fazer uma demonstração sem que o cliente desligue porque a qualidade está ruim. Garanta que as condições adequadas de um escritório serão refletidas em outros ambientes de maneira produtiva.

Os documentos compartilhados e equipamentos do time estão protegidos? Como está a segurança da informação?

Preze pela segurança: criptografia, verificações, senhas difíceis de serem desvendadas e diferentes entre si, bloqueios automáticos - garanta que você não irá perder seu sono à noite, pensando se alguém está tentando roubar suas informações ou por qualquer eventualidade ou avaria física.

Qual o perfil do time? Quais pontos de contato preciso criar para manter a performance da empresa?

Pense no seu time atual e em qual o perfil de cada pessoa. Preste especial atenção em quem você sabe que demanda mais supervisão e feedback, e que preza pela interação com outras pessoas. Com o distanciamento físico, esses pontos precisam ser monitorados mais de perto, trazendo a necessidade de pontos de contato diferentes. O investimento na construção da cultura também auxilia para boas contratações, evitando a falta de confiança ou o receio de que as pessoas não irão saber trabalhar sem supervisão direta.


Preparando o time: ambiente e horários

Depois de se preparar para sair do escritório, é a hora de preparar as outras pessoas. Quanto mais cedo ficar claro para todos que o trabalho remoto inclui um nível alto de comprometimento e disciplina, melhor. Algumas orientações servem tanto para gestores quanto para o time:

Construa um ambiente adequado de trabalho fora do escritório. Escolha um local onde você consegue se concentrar quando necessário, e onde o ruído externo não será um problema. Deixar sua mesa limpa e organizada também é uma forma de manter o foco no trabalho. E, por mais que você possa ter vontade de usar pijama todo dia, fique atento: caso sinta uma queda na produtividade, é interessante testar se arrumar como se fosse ao escritório.

Defina o seu horário de trabalho e o respeite. Com a facilidade para trabalhar a qualquer momento de qualquer lugar, você pode cair na cilada de procrastinar durante o dia pensando em compensar de madrugada, e assim o que deveria melhorar sua qualidade de vida acaba por piorá-la. Nesse caso, além do compromisso pessoal de cada um, o gestor também tem um papel crucial para evitar burnouts indesejados. Sempre irão surgir atividades novas para fazer, e a priorização e alinhamento são essenciais.

Se você vai trabalhar de casa e mora com mais pessoas, deixe claro que você está trabalhando. É comum encontrar pessoas que não tenham tanta afinidade com esse tipo de atuação e confundam você estar em casa com estar disponível. Isso gera atritos e interrupções que minam sua produtividade e podem se tornar o grande vilão do home office. Informe as pessoas ao seu redor sobre o seu horário de trabalho.

Organize sua rotina e se planeje para entregar resultados com consistência. Ao definir quais são seus objetivos para a semana e para o dia, distribua suas atividades de maneira inteligente. Se você se sente mais produtivo de manhã, por exemplo, busque reservar esse período para atividades que exigem maior concentração.  No escritório, um bom trabalho pode ser confundido com chegar cedo e sair tarde, mas, à distância, o bom desempenho é medido com foco no resultado, e não no tempo de atividade.

Remote first. Caso uma parte do time trabalhe fisicamente junta, tome o cuidado de não esquecer as pessoas que estão em outros lugares. No processo de adaptação, lembre-se de sempre incluir as pessoas nas reuniões e oferecer condições que permitam uma boa experiência, como conexão, áudio e vídeo de qualidade, e o compartilhamento da tela que está sendo exibida presencialmente. Se você estiver em uma reunião e perceber que estão esquecendo de quem está remoto, seja pró ativo em auxiliar nessa questão. Em alguns casos, mesmo que várias pessoas estejam em um mesmo espaço físico,  empresas optam por cada um entrar em sua própria máquina, tornando a experiência mais equilibrada entre todos os participantes.


Os pilares do trabalho remoto: comunicação e alinhamento

A comunicação e o alinhamento se tornam ainda mais importantes quando estamos distantes. A facilidade de ir à mesa da outra pessoa e fazer uma pergunta não existe, e, se não houver a comunicação clara e constante, isso pode prejudicar diretamente seus resultados. Boas práticas devem ser implementadas e incentivadas para que isso esteja sempre em evidência:

Informe qual o seu horário de trabalho. Deixe claro quando você está disponível ou não, sempre atualize o seu status nos canais de comunicação e não suma! Trabalhar remoto não é trabalhar sozinho. Além de informar o seu, busque saber qual o horário de trabalho das outras pessoas do time para coordenar interações necessárias.

Determine um meio de comunicação oficial. Resista à tentação de conversar sobre trabalho através de um grupo de WhatsApp. Há diversas soluções gratuitas que atendem de maneira muito mais organizada e profissional a demanda da comunicação dentro de times.

Crie orientações para a comunicação assíncrona. Determine as melhores formas de entrar em contato com você, assim como estratégias de acordo com a urgência do retorno. Por exemplo, se a resposta pode esperar algumas horas, mande por e-mail; se precisa de um retorno rápido, mande uma mensagem privada; se for urgente, ligue. Entenda o que funciona no seu contexto e alinhe com o seu time, entendendo a dinâmica de cada um.

Inclua na agenda encontros síncronos com a sua equipe. A reunião que antes era evitada pode se tornar algo incrível pela escassez da proximidade pessoal entre o time, estabelecendo laços de confiança que potencializam o trabalho individual. Periodicamente, é importante promover encontros presenciais de integração, também.

Determine e siga rituais. Rituais são pontos de interação que permitem dar e receber feedback e acompanhar o progresso de projetos e resultados. Enquanto gestor, esqueça o medo de perder o controle por não ver a pessoa e não confunda com microgerenciamento! As ferramentas de gestão ajudam muito nesse quesito, mantendo os rituais como uma porta aberta para o foco em resolução de gargalos e dificuldades pessoais. Ter processos definidos e pontos de contato ajudam a alinhar expectativas e administrar ansiedades.

Promova um local para discussão de tópicos não relacionados ao trabalho. Assim como no escritório, a proximidade cresce por meio de interações pessoais, e ter um local dedicado a isso, como um canal no Slack, auxilia na criação de relacionamento entre o time.

Garanta que as pessoas se sintam integradas. Independente do tipo e formato da interação, lembre-se da importância do senso de pertencimento como fator de motivação. Crie grupos de e-mail e canais específicos por área e cheque se as pessoas estão a par do que acontece na empresa.

Atualize o seu funil diariamente. Em um mundo ideal, isso já acontece independente de onde você estiver. À distância, é ainda mais importante que o seu trabalho esteja disponível para todos terem acesso.

Tenha paciência. As mudanças ocorrem aos poucos, e a única certeza é que ajustes serão feitos conforme você testa algo novo. Com a prática você perceberá o que funciona ou não no seu contexto.

Dicas de ferramentas  (para o trabalho remoto ou não)

Utilize a tecnologia ao seu favor. A cada dia, surgem novos serviços que nos auxiliam a melhorar nossa performance, seja no escritório ou no trabalho remoto. Essas soluções atendem diversos objetivos e podem ser implementadas em qualquer tamanho de empresa.

Gestão de documentos

Comunicação

Gestão de projetos

Produtividade

Plataformas colaborativas de trabalho

Agendamento de reuniões

Elaboração e envio de propostas

Assinatura de contratos

CRM

Prospecção

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