Trabalhar com leads qualificados é o objetivo de qualquer vendedor. Entretanto, gerar e organizar esses leads é um desafio constante. É aí que entra a planilha de prospecção de clientes. Neste artigo nós vamos te explicar:

  1. O que é uma planilha de prospecção de clientes?
  2. Automação ou planilha: qual é o mais indicado para o meu negócio?
  3. Como usar a planilha de prospecção de clientes?

1. O que é uma planilha de prospecção de clientes?

O nome é bastante auto-explicativo: a planilha de prospecção de clientes é uma ferramenta utilizada por empresas para prospectar potenciais consumidores e estabelecer relações que, futuramente, possam resultar em vendas.

Com base nos dados de: nome, sobrenome e domínio da empresa, a planilha gera uma gama de possibilidades de endereços de e-mail. Pode parecer um pouco vago, mas se trata de uma técnica muito efetiva para descobrir, por exemplo, os e-mails dos tomadores de decisão de uma empresa, que tendem a seguir o arquétipo nome+sobrenome@domíniodaempresa.

É claro que nem todas as sugestões se mostram corretas e há chances de erro, mas utilizar essa planilha pode ser um avanço significativo em relação ao método de "tentativa e erro" que muitos vendedores se arriscam diariamente inventando combinações aleatórias, sem padrão e com muito esforço manual envolvido.

2. Automação ou planilha: qual é o mais indicado para o meu negócio?

A resposta para essa dúvida está no contexto atual da sua empresa e da sua operação de vendas, e por isso, vamos te ajudar a analisar os cenários nos próximos parágrafos.

Função de cada ferramenta

O primeiro ponto que devemos analisar é a função de cada ferramenta. A planilha de prospecção de clientes te ajuda no processo de prospecção, que é a etapa de descobrir os e-mails. Na prática, ela apresenta algumas possibilidades de e-mails para que você possa testá-los na abordagem de determinado prospect.

Já uma plataforma de automação de geração de leads não faz apenas este trabalho de descoberta dos e-mails com mais eficiência (trazendo a confiabilidade daquele contato e as melhores alternativas com base em análises de banco de dados), mas também automatiza as outras partes do processo, como automação dos e-mails e dos follow ups e gestão de respostas.

A plataforma de automação traz ainda indicadores de cada prospecção, como: taxa de abertura de e-mails, taxas de respostas e taxa de interesse. Para facilitar a organização de dados, ela fornece uma integração com o seu CRM de vendas.

Agora que você já sabe quais são os benefícios que cada ferramenta pode trazer para o seu negócio, o próximo passo é ter consciência da sua demanda de leads. Esse conhecimento ajuda a entender qual é a opção mais adequada para as necessidades da sua empresa.

Demanda de geração de leads

Para fazer uma análise mais assertiva sobre qual é a melhor ferramenta para ajudar na sua estratégia de prospecção de clientes, é preciso entender qual é a sua demanda de geração de leads (primeira etapa do processo “Capturado”).

Para você saber a sua demanda de leads, é essencial entender tanto a demanda de vendas (última etapa do processo “Won”) como o seu ciclo médio de vendas.

Observe que os funis de prospecção e vendas se unem na etapa de MQL, ou seja: a última etapa do funil de prospecção é a primeira etapa do funil de vendas.

Mas como posso descobrir a minha demanda de geração de leads?

  • Mapeie e identifique todas as etapas do seu processo comercial, desde o topo do funil (geração de leads) até o processo de fechamento de venda;
  • Descubra as taxas de conversão de cada etapa do processo;
  • Identifique o tempo médio que os seus leads passam em cada etapa do seu funil. Considere ainda o tempo total do seu ciclo médio de prospecção e vendas;
  • Analise as taxas de conversão. Faça a conta reversa de quantas vendas você precisa fechar e a quantidade de leads que pretende alcançar.

O ciclo médio de vendas é essencial para as empresas que desejam trabalhar com Receita Previsível. Para que você entenda melhor o contexto, veja abaixo dois exemplos interessantes.

1- Empresa A

  • Tipo de serviço: é uma empresa que vende um ticket médio alto e um produto/serviço extremamente personalizado;
  • Meta de vendas mensal: R$ 100.000,00;
  • Ticket médio por venda: R$ 25.000,00.

Para bater a meta do mês, considerando o ticket médio, essa empresa precisa fechar 4 clientes com o ticket médio de R$ 25.000,00.

Por ser um produto/serviço extremamente personalizado, o ciclo médio de vendas (considerando o início da prospecção até o fechamento) é de cerca de 60 dias

Do processo de geração de leads (primeira etapa do funil) até a última etapa de vendas, a taxa de conversão é de 10%. Isto significa que, para fechar 4 clientes, será necessário prospectar 40 potenciais clientes. Ao longo do processo comercial, 36 leads são perdidos, por diversos motivos, e apenas 4 fecharam com a sua empresa.

Diante desse cenário, para a empresa do exemplo 1 bater a sua meta de vendas em Março, ela precisa começar a trabalhar no mês de janeiro para gerar os leads, que vão percorrer o ciclo médio de 60 dias. Aqui, é essencial gerar 40 leads para essa empresa.  

Se a organização resolve trabalhar apenas com prospecção digital, ela terá que passar por algumas etapas para atingir o seu objetivo: fazer a definição do ICP, pesquisar e buscar 40 leads durante janeiro. Considerando que apenas 1 profissional de vendas executa esse trabalho, pode-se definir como meta: gerar 10 leads em 4 dias. Para alcançá-la, ele terá que utilizar a planilha de prospecção para ajudá-lo a descobrir os e-mails.

Isso pode funcionar? Claro!

No entanto, a complexidade entra na história quando o profissional precisa gerar 40 leads mensalmente. Além disso, ele precisa  acompanhar a evolução de cada lead no processo comercial - desde fazer follow up, conexão, qualificação, entre outros processos.

Uma ferramenta de prospecção pode te ajudar a fazer todo esse processo de descobertas dos leads, mas também no processo de acompanhamento e evolução dessas prospecções, com automações de e-mails; follow ups automáticos; indicadores das taxas de respostas; interação ao seu CRM, e diversas outras funcionalidades que ajudam a ser mais estratégico e menos manual.

Se essa empresa tivesse uma demanda de vendas mensal baixa (4 vendas por mês), talvez, o mais indicado é contar com o apoio de uma planilha de prospecção.

2- Exemplo B

  • Tipo de serviço: é uma empresa que vende um ticket médio baixo e um produto/serviço padrão para todos os seus clientes;
  • Meta de vendas mensal: R$ 100.000,00;
  • Ticket médio por venda: R$ 500,00

Para alcançar a meta do mês, considerando o ticket médio, a empresa B precisa fechar 200 clientes com o ticket médio de R$ 500,00. Por ser um produto/serviço padrão, o ciclo médio de vendas (considerando o início da prospecção até o fechamento) é de cerca de 20 dias

Do processo de geração de leads (primeira etapa do funil) até a última etapa, de vendas, a taxa de conversão é de 10%. Isto significa que, para fechar 200 clientes, será necessário prospectar 2.000 potenciais clientes. Ao longo do processo comercial, 1.800 leads serão perdidos nas etapas, por diversos motivos, e apenas 200 fecharão com a sua empresa.

Neste caso, fica nítido a necessidade de uma ferramenta de prospecção para auxiliar a empresa no seu processo de prospecção, pois fica humanamente impossível gerar com qualidade tantos leads (2.000) manualmente. E a questão não é somente a geração dos leads, mas o acompanhamento desses leads ao longo do seu funil de vendas - follow ups, métricas do processo, gestão das respostas positivas e negativas, integração com o CRM, entre outros.

Tamanho da equipe + eficiência de trabalho

No exemplo anterior da Empresa B, você poderia pensar:  para bater metas, eu preciso contratar mais pessoas para o meu time?  

É importante destacar que a Ramper não é contra o crescimento das equipes e, inclusive, achamos extremamente saudável este desenvolvimento nas empresas. Mas o que muitas organizações não refletem, antes de fazerem uma nova contratação, é avaliar se os profissionais de hoje estão utilizando o seu tempo de forma mais estratégica.

Já imaginou se a sua equipe consegue executar dezenas de atividades manuais e repetitivas, mas de forma automatizada e em menos tempo? Isso pode ser feito com o apoio de novas tecnologias. Nesse novo cenário, os membros do time podem focar em atividades estratégicas, como fazer qualificação, analisar as respostas, contornar objeções, fazer conexões, entre outros.

O nosso ponto é: já existem soluções no mercado que ajudam a sua equipe a ser mais eficiente, e o custo da mensalidade de uma plataforma (independente de qual seja o seu valor), pode se tornar irrelevante quando comparada ao ganho de produtividade e performance que a sua equipe pode ter pelos próximos meses.

Uma vez que você ajusta o processo e fornece ferramentas que facilitem o dia a dia da sua equipe de vendas, tirando as inúmeras atividades repetitivas, você pode contratar mais pessoas para o time, desde que todos estejam sempre trabalhando de forma eficiente.

A ideia que queremos transmitir é: não existe resposta certa ou errada para se utilizar uma planilha ou uma ferramenta de prospecção. Tudo depende do seu contexto e das suas necessidades. Veja abaixo

Se você é um empreendedor, por exemplo, e começou hoje a sua empresa e precisa gerar leads para começar a vender, inicialmente, a planilha de geração de leads vai ajudá-lo nesse processo.

No entanto, à medida que a sua empresa cresce, será natural que você fique sobrecarregado com o volume de atividades. Para evitar que o seu processo comercial tenha gargalos e gere sempre leads, neste momento, pode fazer sentido buscar por tecnologias que ajudam nesse processo.

3. Como usar a planilha de prospecção de clientes?

Se a planilha de prospecção é a solução certa para a sua situação atual, é preciso conhecer as melhores práticas para aprender como montar uma planilha de prospecção de clientes.

O sucesso nessa empreitada começa antes da utilização efetiva da ferramenta. Afinal, comprar leads não é uma opção: o preenchimento da planilha deve ser baseado em processos estratégicos bem estruturados.

O primeiro passo é desenvolver um ICP ou Perfil de Cliente Ideal. Esse personagem deve representar o tipo de cliente que você quer atingir no seu processo de prospecção, apontando características como nível de engajamento com a marca, ticket médio e conhecimento do produto. A ideia é gerar um match perfeito entre as necessidades do ICP e a solução oferecida pela empresa.

Em um cenário B2B, também é importante definir o cargo do seu ICP. Afinal, de nada adianta conseguir estabelecer contato com uma pessoa que não tem poder para realizar decisões de compra em nome da empresa. Ou, ainda, que tenha tal poder mas não se encaixe no nicho que você tem como alvo.

Criar essas distinções é fundamental para filtrar as tentativas de prospecção, aumentando o grau de eficiência dos resultados.

Depois de definir esses fatores, você pode escolher os canais mais adequados para começar a coletar dados para a planilha. Se o seu ICP tem o costume de utilizar o LinkedIn, é uma boa ideia começar por lá. Uma breve pesquisa pode revelar o nome e sobrenome das pessoas que você quer prospectar, assim como o domínio das empresas em que trabalham.

Para utilizar a planilha, basta usar o seguinte passo a passo:

Primeiro passo:

Reúna as informações primordiais do seu prospect como: primeiro nome, nome meio, último nome e domínio da empresa (site da empresa).

Segundo passo:

Insira na coluna D as informações coletadas.

Terceiro passo:

Na coluna I, aparecerão todas as possíveis combinações de e-mail que, normalmente, as empresas utilizam para confecção dos e-mails dos colaboradores.

Quarto passo (e último):

Copie e cole todos os e-mails na sua caixa de envio no e-mail (preferível que seja o servidor da Google, Gmail). Passe o mouse em cima de cada combinação de e-mail., O e-mail verdadeiro aparecerá algumas informações do prospect, assim como a foto dele, caso ele tenha colocado.

Para fazer o download da planilha de prospecção de clientes gratuita basta acessar este link para utilizar o material.

Se você chegou até aqui e entendeu quais são os maiores potenciais de utilizar uma planilha de prospecção de clientes e percebeu que essa ferramenta é muito complexa, provavelmente, um software é mais indicado para o seu negócio. E a boa notícia é que a Ramper pode te ajudar a fazer todo esse processo de forma simples e automatizada.

A nossa tecnologia consulta milhares de bancos de dados em todo o mundo para oferecer os e-mails com as melhores assertividades possíveis. Isso significa que você não precisa gastar horas da sua equipe com ações de tentativa e erro de forma manual. Além disso, o Ramper ajuda você a disparar os e-mails da sua cadência de forma automatizada e de acordo com os parâmetros que você definir. E o melhor: todas as etapas deste processo geram métricas para você acompanhar o desempenho da sua prospecção.

  • O Ramper ajuda a ver quando a pessoa abriu o e-mail e notifica que é a melhor hora para ligar pra aquela pessoa;
  • O Ramper também te dá alternativas para se comunicar com aquela pessoa via chat. Então você manda e-mail e pode entrar em contato com a pessoa na hora que ela abriu o e-mail.
  • O Ramper ajuda a ver qual é o tipo de disparo que teve mais respostas positivas ou negativas.

De uma maneira geral, o Ramper ajuda a reduzir o trabalho manual para que sua equipe foque o tempo nas etapas estratégicas do processo de prospecção.

Para conhecer mais sobre o Ramper, marque uma conversa com nossos consultores para ver uma demonstração da nossa plataforma. Basta acessar o nosso site e preencher o formulário.

#BoraRampar!